Como organizar o arquivo físico de uma empresa?

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por ZoopCreative

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Veja como fazer isso e otimizar a fluidez do trabalho, evitando perder documentos relevantes para a companhia!

Uma boa gestão do trabalho é um processo complexo que envolve vários fatores: boa infraestrutura de equipamentos, espaço adequado e silencioso para desenvolver o trabalho, integração entre os membros da equipe e a liderança, organização e metodologia.

A organização não se resume a sequenciar bem quem será responsável por cada parte do trabalho, mas também a organização física dos materiais e documentos importantes para desenvolver o expediente.

Você trabalha em uma instituição que tem dificuldades em manter seu arquivo físico organizado? Veja como fazer isso com itens de organização podem te ajudar nessa missão!

Escolha o lugar

O primeiro passo é escolher qual será o lugar que servirá como arquivo público. Isso evita que as pessoas se dirijam a vários lugares e fiquem perdidas na hora de buscar determinado documento.

Vale lembrar que quanto maior o volume de papéis a serem arquivados, maior deve ser o espaço físico destinado a guardá-los — megacorporações chegam a ter salas inteiras destinadas a esse fim. Para economizar espaço, confira quais documentos podem ser digitalizados sem perdas ou custos altos.

Padronização dos arquivos

Você se lembra como funcionava a biblioteca da sua escola? Os livros eram divididos por assuntos e a ordem deles seguia a ordem alfabética do sobrenome dos autores.

Isso é um exemplo de como organizar arquivos requer uma metodologia e padronização. Assim, qualquer pessoa que deseje encontrar algo não precisa saber a localização do documento, apenas conhecer a regra de organização.

Por isso, crie regras de nomenclaturas curtas e padronize todos os documentos de acordo com elas. Isso vai economizar muito tempo tanto para quem busca os papéis como para quem os organiza.

Isso é válido para pastas: define os critérios que vão diferenciá-las — por cliente ou colaborador, por assunto, por departamento? Não basta colocar uma etiqueta na frente da pasta: a pessoa que busca uma deve saber como o arquivo se organiza para não precisar tirar uma pasta do lugar para ver qual é o assunto.

Pode ser uma boa dica associar diferentes cores a cada um dos critérios (uma cor para cada departamento ou tema, por exemplo, e colocar uma placa no início da estante para avisar às pessoas qual cor corresponde a qual assunto ou departamento). Dentro das pastas pode haver subpastas, que também precisam de critérios de organização.

Dicas básicas

Documentos são sempre relevantes, e é preciso cuidado para mantê-los em bom estado. Algumas dicas importantes nesse sentido são: evitar colocar as estantes ou gavetas em um local onde incida muita luz solar ou fique perto de aparelhos que esquentam; não deixá-los perto de encanamento ou lugares em que pode haver vazamentos.

Outra dica essencial é colocar os documentos no lugar de volta assim que eles forem consultados ou utilizados. Isso é essencial para não acumular aquele monte de papel e trabalho para organizá-los novamente depois. É importante colocar avisos no local do arquivo para deixar claro quais são as regras desse espaço para funcionários que buscarem documentos.

É bom digitalizar esse controle de que documentos foram arquivados e quais ainda estão faltando para ajudar a saber como está o arquivo, bem como o nome das pessoas que retirarem um documento para uma consulta mais prolongada ou para tirarem cópias. Se houver qualquer problema com ele, é possível verificar com a pessoa responsável o que aconteceu e evitar o extravio de papéis importantes.

Pode parecer um detalhe, mas manter os papéis organizados economiza muito tempo e ajuda a equipe a trabalhar melhor. Ninguém vai precisar interromper o trabalho de um(a) colega perguntando onde está determinado documento. Adquira os itens de organização necessários e defina um método de organização com sua equipe. Você vai ver como o esforço vai valer a pena!